NETSOFT-GED La Gestion Electronique de vos Documents dans un cadre convivial.

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Dans le cadre des différents programmes de modernisation, nous venons vous présenter notre outil d’archivage électronique de documents que nous appelons NetSoft-GED.

NetSoft-GED est principalement un système d'acquisition (la numérisation de documents papiers), d'indexation, de classement, de gestion et stockage, d'accès (navigation et recherche) et de consultation de document.

NetSoft-GED, peut s’avérer très utile dans votre quête de développement en procédant à la numérisation de tous les documents utiles à votre structure.


PRESENTATION DE LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS.


QU’EST-CE QUE LA GED ?

La gestion électronique de documents consiste à archiver, dans une base de données tous les documents de la structure qui se présentent sous forme papier.

Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage (WORKFLOW). Comprend 4 étapes majeures qui sont :

  • Acquisition
  • Classement
  • Stockage
  • Diffusion

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Ainsi chaque utilisateur de la GED qui aura besoin d’un document, pour consultation, impression ou autre devra se connecter à NetSoft-GED. De cette façon, il pourra accéder aux documents qui lui sont nécessaires.

INTERETS.

Dans un environnement où les sources d’information sont de plus en plus nombreuses, il devient indispensable de bénéficier d’un outil permettant de gérer l’ensemble de vos documents.

NetSoft-GED offre un ensemble de fonctionnalités répondant à vos attentes aussi bien au niveau de l’archivage des documents de travail que de leur classification.

Il participe entièrement aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations au sein de l’entreprise.


OBJECTIFS DE LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS.

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Tous les documents nécessaires aux services de la structure sont regroupés dans la base de données NetSoft-GED; les objectifs visés étant :

  • La simplification de la recherche de documents par l’utilisation d’un outil unique
  • Un gain de place pour la conservation des documents
  • La classification des documents par rubrique
  • La confidentialité de certains documents
  • La traçabilité des traitements des documents

AVANTAGES.

L’utilisation de NetSoft-GED vous donne accès à certains avantages :

  • Organiser vos documents, en faciliter les recherches et enfin, les avoir plus vite à votre disposition.
  • Bénéficier d’une certaine sécurité (mot de passe de connexion à l’application, mot de passe de connexion manuelle à la base de données.) Toujours concernant la sécurité, vos documents bénéficieront d’une conservation compacte (contre tous types d’endommagements des documents physiques. En d’autres termes, tous les documents renseignés, auront un historique de saisie dans la base de données).
  • Centraliser vos documents et les récupérer sur un serveur à tout moment.
  • Modifier et adapter le fonctionnement de l’application à vos attentes par des experts sur place.

INCONVENIENT.

Le seul inconvénient qui pourrait être imputé à NetSoft-GED, serait la conséquence d’une mauvaise utilisation, une mauvaise exploitation, qui le rendrait inefficace. Mais cet inconvénient peut être évité si les recommandations que nous donnons sont suivies.

Pour la formation d’une bonne base de données, nous conseillons aux différents clients de dégager des ressources pour la numérisation en masse efficace des documents.

Enfin, il est nécessaire d’avoir un serveur avec une grande capacité de stockage et de mémoire RAM afin de rendre NetSoft-GED plus facile à utiliser.


ENGAGEMENTS.

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ENGAGEMENT SOCIETE - CLIENT.

Le contrat avec NETSOFT Conception vous donne droit à :

  • L’installation du serveur de données, sur lequel tous les postes clients vont se connecter pour enregistrer et consulter des dossiers.
  • L’installation des postes clients, à partir desquels on pourra accéder au serveur via l’application pour traiter les données.
  • La formation des utilisateurs pour la prise en main de l’application.
  • L’assistance et la formation pour la sauvegarde de la base de données.
  • Le support technique annuel qui sera lui renouvelable chaque année.
  • Le guide utilisateur sera distribué à tous les participants, après la formation.

ENGAGEMENT CLIENT - SOCIETE : COUT.

Le coût de NetSoft-GED varie en fonction de la charge de travail et du cahier de charge qui nous sera fournit.


NETSOFT-GED est un logiciel qui peut devenir un véritable atout pour votre entreprise. Il peut être intégré à votre quotidien dans votre structure principale et par la suite s’étendre à toutes les structures rattachées à vous.

Il peut être aussi utile pour la gestion des dossiers, parce qu’il traite l’ensemble des dossiers concernant les membres du personnel, les dossiers publics, les dossiers juridiques, etc.

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